에어컨 AS 관리 ERP 시스템 구축

이 시설관리 기업은 대형 건물과 시설의 에어컨 유지보수 서비스를 전문으로 제공하고 있었습니다. AS 접수, 기사 배정, 진행 상태 관리 등 모든 업무를 수기 장부와 엑셀 파일로 처리하고 있었습니다. 관리 건물 수와 서비스 건수가 해마다 증가하면서 수작업 관리의 한계가 뚜렷해지고 있었습니다. 접수 누락, 기사 배정 지연, 부품 재고 파악 오류 등의 문제가 반복적으로 발생했습니다. 고객 만족도 향상과 운영 효율화를 위해 체계적인 디지털 관리 시스템 도입이 시급한 상황이었습니다.

AS 접수부터 기사 배정, 현장 수리, 부품 재고 관리, 완료 후 정산까지 업무 전 과정을 하나의 통합 시스템으로 구현해야 했습니다. 현장에서 이동하며 근무하는 기사들이 스마트폰으로도 업무를 확인하고 처리할 수 있는 모바일 환경이 필수적으로 요구되었습니다. 에어컨 부품의 재고 현황을 실시간으로 파악하고 자동 발주 알림을 제공하는 기능도 필요했습니다. 고객별, 건물별 AS 이력을 체계적으로 관리하여 반복 장애 패턴을 분석할 수 있어야 했습니다. 월별 정산과 매출 분석이 자동화되어 경영진의 의사결정을 지원하는 것도 중요한 요구사항이었습니다.

기존에 사용하던 엑셀 파일과 수기 장부의 데이터 구조를 분석하여 디지털 ERP로 전환하기 위한 모듈 구조를 설계했습니다. AS 업무의 전체 흐름을 접수, 기사 배정, 현장 진행, 수리 완료, 정산의 5단계로 구분하고 각 단계별 상세 워크플로우를 정의했습니다. 현장 기사, 내근 관리자, 경영진 등 역할별 필요 기능과 권한 체계를 수립했습니다. 기존 업무 방식에서 디지털 시스템으로의 전환 시 발생할 수 있는 저항을 최소화하기 위해 직관적인 UI 설계에 중점을 두었습니다. 부품 재고 관리와 정산 모듈은 기존 회계 시스템과 연동 가능하도록 인터페이스를 설계했습니다.

웹 기반 ERP 시스템에 고객의 AS 접수를 실시간으로 감지하여 담당자에게 자동 알림을 발송하는 기능을 구현했습니다. 기사의 현재 위치와 업무 일정을 고려한 최적 배정 알고리즘을 적용하여 배정 효율을 높였습니다. 부품 재고 현황과 연동하여 수리에 필요한 부품의 가용 여부를 사전에 확인하고, 재고 부족 시 자동 발주 알림이 발생합니다. AS 완료 후 작업 내역 기반의 정산 자동 계산 기능을 구현하여 매월 정산 업무 시간을 대폭 단축했습니다. 현장 기사 전용 모바일 뷰를 제공하여 이동 중에도 배정 확인, 작업 보고, 사진 첨부 등이 가능합니다.

AS 접수, 기사 배정, 부품 관리, 정산까지 에어컨 유지보수 업무 전 과정을 웹 기반 ERP로 통합하는 데 성공했습니다. 실시간 현황 파악이 가능해져 고객 대응 시간이 50% 단축되고, 모든 AS 이력이 100% 디지털화되었습니다. 기사 위치 기반 배정과 부품 재고 자동 관리로 운영 효율이 크게 향상되어 비용 절감 효과를 거두었습니다. 현장 기사용 모바일 뷰를 통해 사무실 방문 없이도 업무 처리가 가능해져 기사들의 업무 만족도가 향상되었습니다. 축적된 AS 데이터를 기반으로 장애 패턴을 분석하여 예방 정비 계획 수립에도 활용하고 있습니다.