AI 운영 리포트를 갖춘 공공 용역 계약관리 ERP 구축

이 기업은 공공기관 고객과 계약을 맺고 기기를 설치한 뒤, 계약 기간 동안 대리점이 정해진 차수에 맞춰 방문 관리와 A/S를 수행하는 사업을 운영합니다. 공공기관과 맺은 계약이 본사에서 대리점으로, 다시 현장 방문과 정산으로 이어지는 구조입니다. 그동안 계약과 운영 정보는 협업 문서 도구와 엑셀에 나뉘어 있었고, 실제 계약 운영 절차와 맞지 않는 부분이 많았습니다. 대리점 정산은 본사가 엑셀로 여러 차례 다시 검산해야 했고, 부품 발주와 계약 서류는 전화와 메일로 오갔습니다. 본사와 대리점, 최종 고객이 함께 얽힌 업무를 하나의 기준으로 묶을 시스템이 필요했습니다.

가장 큰 병목은 현장 방문 기록이 빠지거나 계약 차수와 맞지 않아 본사가 다시 검수해야 하는 일이었습니다. 계약마다 여러 건에 이르는 제출 서류의 제출, 반려, 만료 상태를 추적하는 일도 담당자의 기억에 기대고 있었습니다. 대리점 정산은 계약과 품목군별 방문 수, 할인 계약 조건에 따라 금액이 달라져 수기 계산과 이상 건 확인에 시간이 많이 들었습니다. 본사는 PC에서, 대리점 작업자는 현장에서 휴대폰으로 일하므로 같은 데이터를 역할에 맞는 다른 화면으로 보여 줘야 했습니다.

제안 단계에서 본사와 대리점 화면을 나눈 클릭형 데모로 업무 흐름을 먼저 맞췄고, 범위는 핵심 운영 MVP에서 시작해 계약 고도화, 세금계산서 연동, 견적서 작성을 더하며 다듬었습니다. 본사 화면은 PC 전용, 대리점 화면은 모바일 우선으로 주소부터 분리하고, 계약을 기준으로 현장, 정산, 서류, 부품 발주가 따라오는 데이터 구조를 설계했습니다. 기존 협업 문서 도구와 엑셀에서 받은 고객, 계약, 견적, 정산 데이터를 옮겨 실제 데이터로 화면을 검증했습니다. 외부 조달 시스템 직접 연동처럼 데이터 제공 범위가 확인되지 않은 항목은 담당자가 확인해 입력한 뒤 대조하는 방식으로 범위를 분명히 나눴습니다.

본사는 계약 목록에서 기관, 지역, 대리점, 상태별 차수 현황을 보고, 계약 상세에서 차수 타임라인과 담당 대리점, 작업 사진과 A/S 이력을 한 번에 확인합니다. 대리점 작업자는 현장 기기의 QR로 방문을 기록하고 사진 증빙을 올리며, 작업 보드에서 방문 예정, 작업 중, 본사 확인 중, 승인 완료 순으로 진행 상태를 넘깁니다. 본사 모니터링 화면은 기록 누락, 사진 미첨부, 차수 미매칭, 시간 이상을 걸러 내고, 정산 규칙 엔진은 방문 수와 계약 조건으로 대리점 지급액을 계산하면서 과다 청구와 증빙 부족 같은 이상 건을 표시합니다. 서류 패킷 화면은 계약별 제출 문서와 납세증명서 같은 서류의 유효기간을 추적하고, 부품 발주는 대리점 모바일 요청과 본사 승인 흐름으로 바뀌었습니다. AI 리포트는 매출, 미수금, 계약, A/S, 정산, 방문 데이터를 계산한 뒤 OpenAI로 핵심 요약과 권고사항을 만들고, 계산값이 바뀔 때만 새로 생성해 시점별 스냅샷으로 저장합니다.

본사 ERP, 대리점 웹, 대리점 모바일 앱과 고객용 QR 접수 화면이 하나의 데이터베이스를 공유하는 운영 체계를 구축했습니다. 계약 등록부터 현장 방문, 대리점 정산, 계약 서류, 부품 발주, 세금계산서 발송까지 같은 계약 기준으로 이어지게 되었습니다. 기기를 등록하면 QR이 함께 발급되고, 최종 고객이 기기의 QR로 A/S를 접수하면 담당 대리점으로 바로 연결됩니다. AI 리포트는 여러 업무 영역의 이상 징후와 권고사항을 시점별로 남겨, 과거 시점의 판단 근거도 다시 확인할 수 있습니다.