식품 유통 주문·발주·출고를 잇는 단계적 ERP 구축

이 기업은 거래처에 신선 품목과 공산품 같은 식품을 공급하며, 여러 외부 주문 채널과 오프라인 거래처에서 주문을 받습니다. 주문은 저녁 시간대에 몰리고, 밤사이 입고와 피킹, 상차를 거쳐 다음 날 배송으로 나가는 구조입니다. 기존에는 패키지 ERP를 쓰고 있었지만 그 주변 업무는 대부분 손으로 처리했습니다. 여러 채널의 주문을 사람이 각각 확인해 취합했고, 신선 품목 발주 수량과 박스 수를 손으로 계산해 메신저 메시지로 발주했습니다. 재고조사와 과부족 확인도 수기였고, 배송기사는 주문과 거래처 정보를 기존 ERP에서 직접 찾아봐야 했습니다.

처음 과제는 기존 ERP를 그대로 둔 채 주문 취합, 신선 품목 발주, 재고조사, 피킹, 배송기사 업무의 수작업을 줄이는 것이었습니다. 저녁 기준 시각 이후 밤사이 들어오는 추가 주문을 야간 피킹 작업자가 놓치지 않도록 알려 주는 기능도 필요했습니다. 자동화 도구를 운영하며 고객사가 정리한 요구사항은 기존 ERP가 하던 일 자체를 대신하는 방향이었고, 다음 과제는 그만큼 넓어졌습니다. 개별·고객·그룹·기본으로 나뉜 단가 체계, 여러 곳으로 흩어진 입고 메뉴 통합, 채널별로 나뉜 창고 통합, 모든 재고 변동을 하나의 원장에 남기는 구조가 핵심 요구였습니다. 미상차·오상차 같은 상차 예외를 메신저 대신 모바일로 보고하고 재고와 연결하는 일도 과제에 포함됐습니다.

처음에는 기존 ERP 데이터를 올려 연동하는 방식으로, 기존 시스템 옆에서 자동화 도구를 붙이는 데 집중했습니다. 자체 ERP 단계에서는 요구사항을 기준정보, 매입, 매출, 재고, 입출금, 마감, 분석, 연동, 공통 시스템 모듈로 다시 묶고, 모듈마다 확정 산출물과 미정 정책을 구분한 개발자용 요구사항 문서로 관리했습니다. 대표적인 결정은 입고와 매입을 분리한 것입니다. 창고에서 수량을 확정하는 입고와, 명세서가 도착한 뒤 사무실에서 단가를 넣는 매입을 나누고, 입고확정 한 번으로 단가가 빈 매입전표가 자동 생성되도록 설계했습니다. 신선 품목은 입고 직후 단가를 넣고 공산품은 명세서 도착 뒤 단가를 넣는 품목별 차이도 이 흐름에 반영했습니다.

먼저 여러 외부 주문 채널의 주문을 자동 수집해 주문 화면에 올리고, 상품별 발주 필요 수량과 박스 수, 발주용 메시지와 발주서 이미지를 자동으로 만들었습니다. 일일 재고조사 입력과 이상 수량 감지, 기준 시각 이후 추가 주문 리스트업과 야간 피킹 작업자 알림, 배송기사 전용 모바일 화면도 이때 갖췄습니다. 자체 ERP에서는 다단계 단가 체계와 카테고리별 마진율 하한·상한, 발주·입고·매입 통합과 매입전표 자동 생성, 담당자 부재 시 출고량 기반 발주 초안 생성을 구현했습니다. 통합 창고 기준 종합 재고와 재고수불원장, 여러 작업자가 한 차량의 주문을 나눠 집는 동시 피킹, 당일 출고 목록을 띄우는 상차 전광판도 더했습니다. 미수금·입출금·일월 마감, 세금계산서 발행 연동, 매출·손익·회전율 분석까지 갖춰 주문에서 정산까지 모든 단계가 화면으로 이어졌습니다.

단계적 구축을 거쳐 주문, 발주, 입고, 재고, 출고, 매출, 정산이 하나의 시스템 화면으로 연결되었습니다. 입고확정 한 번으로 단가가 빈 매입전표가 만들어져 창고와 사무실이 같은 데이터를 이어서 처리합니다. 배송기사·구매·재고조사용 모바일 화면과 매입처가 발주를 확인하고 단가·수량을 제출하는 화면도 함께 제공했습니다. 외부 채널 주문 수집은 매일 가동되고 있습니다.